#10 Bí quyết Vàng để tổ chức sự kiện thành công

# 10 BÍ QUYẾT VÀNG ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Mỗi một sự kiện diễn ra là những vô vàn những rủi ro kèm theo nếu không có một cách quản lý cẩn thận và tỉ mỉ . cho dù là chương trình lớn hay nhỏ đối với công tác chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra là điều quan trọng . Hiểu được điều đó Ha Noi Show luôn mong muốn khách hàng của mình có được một chương trình sự kiện chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất

Hãy cùng Ha noi show tìm hiểu 10 bí quyết vàng tổ chức sự kiện được những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên thế giới truyền tay nhau nhé!

1. Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Nhiều nhà tổ chức sự kiện coi nhẹ yếu tố địa điểm khi bắt đầu kế hoạch sau đó đã nhận ra rằng không còn địa điểm trống cho sự kiện của họ

• Sau khi ấn định ngày tổ chức sự kiện, bạn nên tìm ngay địa điểm ưng ý để tổ chức. Phát triển kế hoạch và hành động theo nó

                              Lựa chọn ngày tổ chức sự kiện

2. Đặt ra mục tiêu mà bạn muốn đạt được

• Đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của bạn bám sát kế hoạch để dẫn đến kết quả bạn mong muốn.

 • Kế hoạch cần được viết chi tiết đến từng hạng mục nhỏ, ai là người phụ trách và deadline cho công việc đó là bao giờ

 • Bạn cũng nên hoàn thiện hợp đồng, thủ tục để địa điểm của bạn không “đột ngột” bị ai đó tranh chấp mất.

                   Kí hợp đồng tổ chức sự kiện

 3. Gửi thông điệp hiệu quả

• Thư mời là yếu tố đầu tiên mà mọi người nhìn thấy được ở sự kiện của bạn. • Thư mời nên thông báo tới người tham dự những chi tiết : Ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào (đảm bảo bao gồm địa chỉ, thông tin đỗ xe và gợi ý trang phục).

• Diện mạo của thư mời cũng nên đưa cho người tham dự gợi ý về nội dung chương trình, dù cho đó chỉ là hình nền hay sự phối hợp màu sắc, font chữ.

 • Những bữa tiệc sôi động cần nhiều màu sắc hơn những buổi hội thảo trang trọng và lịch sự. Làm việc thông minh sẽ tốt hơn là chăm chỉ

                                             Thông điệp  sự kiện mạng lại

4 • Hãy lưu trữ và theo dõi thông tin người tham dự vào một file Excel (bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi, giới hạn khẩu phần ăn,…)

 • Tránh nhập lại thông tin giống nhau cho mỗi dự án tổ chức kẻo chính bạn sẽ bị mắc vào “mớ bòng bong” do chính mình tạo nên.

 • Trước sự kiện, bạn có thể sử dụng những thông tin đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ. Chú ý vào những chi tiết nhỏ nhất

                                              Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện

5. Chú ý tới vấn đề tôn giáo

• Đừng nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ tôn giáo và hãy chú ý kỹ tới giới hạn thực đơn. Chuẩn bị cho mọi vấn đề có thể tiếp cận được.

 6. Lập kế hoạch dự trù

• Luôn có một kế hoạch dự trù cho mọi thứ

• Hãy liên lạc nhanh chóng với những khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

• Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều bạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển. Trang bị một số vật dụng “chữa cháy” khẩn cấp

7 .Khách mời của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ vấn đề khẩn cấp nào.

• Những vật dụng bạn nên trang bị là : vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ.. Theo sát khách hàng – Chìa khóa thành công

 8 .Luôn giữ liên lạc với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức. Gọi điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng.

 • Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơn họ đã tới tham dự chương trình. • Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn thêm một điểm cộng trong mắt khách hàng. Hãy tỏ ra am hiểu công nghệ, thậm chí nếu bạn không thực sự như vậy

 9 .Tạo một danh sách thiết bị và kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị vào đúng chỗ và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru trong sự kiện.

• Bạn cũng cần bố trí người kiểm tra thiết bị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹ thuật có thể xảy ra Chi tiêu trong phạm vi ngân quỹ (hoặc thậm chí ít hơn)

           ĐỘI NGŨ SETUP EVENT 

10 .Đừng ngại thương lượng giá hoặc định giá thêm với những nhà phân phối thực phẩm, công ty trang trí, nhà phân phối hoa,…

                            Dự trù nghân sách cho sự kiện

 • Đôi khi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch và những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy. Ha noi show hi vọng những thông tin này sẽ có ích cho bạn trong quá trình tổ chức những sự kiện sắp tới! Chúc bạn thành công