Những lưu ý khi tổ chức sự kiện (Phần 1)

Thứ hai - 01/05/2017 14:28
NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN (p1)Để chuẩn bị cho buổi tổ chức sự kiện vô vàn những khâu chuẩn bị trước đó . luôn phải tỉ mỉ sát sao với từng hạng mục công việc . Nhưng đôi lúc chỉ những điều nhỏ trong sự kiện khiến những lỗi kỹ thuật xảy ra Hoạt Động tổ chức sự kiện là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện.  Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bán hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN (p1)
NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN (p1)

NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN (p1)
 

show and event security london sussex kent surrey essex brighton city phase one security1


Để chuẩn bị cho buổi tổ chức sự kiện vô vàn những khâu chuẩn bị trước đó . luôn phải tỉ mỉ sát sao với từng hạng mục công việc . Nhưng đôi lúc chỉ những điều nhỏ trong sự kiện khiến những lỗi kỹ thuật xảy ra 
Hoạt Động tổ chức sự kiện là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện.  Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bán hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu chi tiết nhỏ. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.
 

NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN (p1)

Dưới đây là một số kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện

1. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện

Thông thường, khi tổ chức các sự kiện họp báo, trao giải thưởng hay hội nghị khách hàng… doanh nghiệp thường nhắm đến tiêu chuẩn “sao” của khách sạn, khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ…Tuy nhiên có trường hợp doanh nghiệp không cẩn thận thăm dò trước, nên khi thư mời phát đi mà doanh nghiệp mới biết là địa điểm tổ chức không chứa đủ số khách mời. 

Có một lưu ý khi làm các chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được, lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo…Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì vậy lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện bạn phải lựa chọn đơn vị đáp ứng đầy đủ các nhu cầu trên.

Ngoài ra trong các chương trình sự phối hợp đồng bộ, ăn ý giữa các bộ phận làm chương trình cũng rất quan trọng. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu thiết kế không chắc chắn, ca sỹ không thể hát hay nếu âm thanh trục trặc. Hoặc trường hợp về ánh sáng khi người mẫu mặc trang phục màu sắc có thể gây hiệu ứng ngược.

2. Những sai lầm có thể mắc phải trong tổ chức sự kiện

Người dẫn chương trình có thể quá tự tin vào khả năng mà không đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn bài nói. Vì vậy khi vào chương trình có thể dẫn đến tình huống nội dung một khác mà người dẫn chương trình lại một khác.

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện. “Sao” có thể có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến cho người tổ chức chương trình phải tìm cách  “chữa cháy” cho chương trình.

Vì vậy công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải tính toán các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Quan trọng hơn hết là không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân…Nhiều việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà nhưng đôi khi bạn không kiểm tra kỹ , đến lúc xuất hiện trên sân khấu chỉ thấy chiếc khay trơ trui với phần quà mà thiếu tấm khăn phủ. Vì vậy từng việc nhỏ đều phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Theo đó đối với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp. Làm thế sẽ tốt hơn là làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Những sự kiện có những bài phát biểu hoặc có những diễn giả, phải có kế hoạch thời gian cho từng bài phát biểu tránh tình trạng bài phát biểu hay các bài tham luận quá dài gây sự chán nản cho người tham dự và các chương trình phía sau có thể không còn người tham dự. 

Đối với những sự kiện phải xin cấp phép cũng hết sức phải lưu ý đến giấy phép để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời gian đã định.

Việc treo băng rôn quảng cáo cho chương trình tại địa điểm nào và trong bao lâu cũng rất quan trọng, bạn phải tính đến vấn đề này thật kỹ.

Tác giả bài viết: admin

Nguồn tin: hanoishow.vn

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

HANOISHOW - MEDIA & EVENT

HANOISHOW - MEDIA & EVENT Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dạ tiệc, hội nghị hội thảo, lễ khởi công, khánh thành, động thổ. Cung cấp nhân sự phục vụ tổ chức sự kiện, biểu diễn nghệ thuật( pg, mc, ca sĩ, lễ tân, nhóm nhảy, nhóm múa, nhóm nhạc,.v.v.. )Cung cấp...