Tổ chức sự kiện trong nhà trường

Chủ nhật - 20/08/2017 14:13
Tổ chức sự kiện trong nhà trường
Tổ chức sự kiện trong nhà trường


Tổ chức sự kiện trong nhà trường

Tổ chức sự kiện trong nhà trường thường được diễn ra khi có các buổi lễ kỷ niệm thành lập, lễ đón nhận huân chương hoặc lễ kỷ niệm một ngày đặc biệt của trường.

Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện trong nhà trường, họp mặt tập thể:

Lên kế hoạch

-   Thành lập một nhóm gồm nhiều thành viên có những kỹ năng và sở trường khác nhau, hãy lưu ý đến các điểm mạnh của họ để phân công công việc

-    Có một đội ngũ tình nguyện viên đầy nhiệt huyết. Có quan hệ kết nối tốt, như vậy việc mời khách sẽ dễ dàng hơn.

-    Ngân sách: Lên kế hoạch dự trù ngân sách (các loại phí thu – chi, tài trợ, chi tiêu phát sinh)

-    Chuẩn bị quảng cáo, phải có dự trù về ngày giờ, địa điểm, tên sự kiện, chủ đề hoặc bảng nhãn của sự kiện, quảng bá sự kiện nếu có hình ảnh khách mời nổi tiếng.

-     Lên kế hoạch thời gian cho từng hoạt động trong sự kiện

-    Đảm bảo về thông tin kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên. Sự cộng tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn trôi chảy hơn.
 

anh THCS AC
Tổ chức sự kiện trong nhà trường 

 

Thực hiện

-    Cố định về thời gian, địa điểm, khách mời chủ chốt, tên và chủ đề sự kiện

-    Thống nhất về ngân sách, thời gian… với các thành viên và người điều hành, giám sát

-    Gặp các thành viên tình nguyện để bàn bạc về các vấn đề phát sinh có thể xảy ra. Thảo luận về kế hoạch hoạt động.

-    Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp xếp các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp xếp hoạt động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin cậy.

-    Đảm bảo về việc cập nhật mọi nguồn thông tin liên quan đến sự kiện.

-    Tìm kiếm nguồn từ các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác

-    Quảng bá sự kiện: Chuẩn bị sách thông tin, phát quảng cáo, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, liên lạc điện thoại, thư nhóm điện tử…

-    Việc đảm bảo các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan trọng. Những vẫn đề về tính toán không tốt, thiếu sót về trao đổi thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.

-     Đảm bảo nhóm không có vấn đề nội bộ nảy sinh. Liên lạc với nhóm trưởng và các tình nguyện viên thường xuyên

-     Chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho sự kiện như: Huy chương, trò chơi, vật lưu niệm, giải thưởng hay chứng chỉ.

-     Chuẩn bị về phần chụp ảnh và ghi hình

-     Chuẩn bị các đồ ăn, nước uống

-     Chuẩn bị bàn ghế, sân khấu, mic, loa, máy tính, máy chiếu, bục kê…sẵn sàng ở địa điểm tổ chức

-     Chuẩn bị  các vật dụng liên quan như: Số điện thoại, thẻ thư điện tử cho các thành viên, bộ đàm (nếu có)

-     Sắp xếp những địa điểm liên quan: Bãi đỗ xe, nhà vệ sinh, nhà vườn, cửa thoát hiểm, cửa ra vào…

-     Có những chỉ dẫn cụ thể để hướng dẫn các nhóm tình nguyện giải quyết tình huống

-     Đảm bảo việc liên lạc với mỗi người để thống nhất thời gian, địa điểm cụ thể

Những công việc cần làm trong 24-36 giờ trước khi diễn ra sự kiện

-     Kiểm tra thư mời đã được gửi và được trả lời chưa để tạo danh sách khách mời chính xác.

-     Nhắc những người quan trọng về sự kiện

-     Kiểm tra sắp xếp lịch trình, bản đồ, chỉ dẫn cho những người tham gia

-     Tới địa điểm tổ chức và kiểm tra xem mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng chưa

-     Thu đủ tiền mặt từ những người liên quan

-     Kiểm tra những vật dụng cần thiết cho những người tham gia đã đầy đủ chưa (nước uống, đồ ăn nhẹ, giấy ghi, bút, sách hướng dẫn…)

-    Chuẩn bị chi tiết cho những hoạt động quan trọng

-     Kiểm tra xem số lượng người có mặt ở địa điểm tổ chức có đủ không, nếu không phải bổ sung thêm.

Trong ngày sự kiện diễn ra

-     Tới địa điểm tổ chức sự kiện đúng giờ cùng các thành viên nhóm và cá nhóm tình nguyện viên. Kiểm tra các thiết bị điện tử cẩn thận để đảm bảo chúng vẫn hoạt động tốt.

-     Đảm bảo việc các nhà tổ chức đeo biển hiệu riêng hoặc các vật dụng dễ nhận biết để các thành viên khác có thể tìm dễ dàng hoặc khách mời có thể tiện được hướng dẫn.

-    Treo biểu ngữ chào mừng và các thông tin khác bên ngoài nơi diễn ra sự kiện

-    Sắp xếp quầy tiếp tân và đăng ký

-    Đảm bảo mic và loa sẵn sàng (mở nhạc cho những buổi lễ không nghi thức)

-   Đảm bảo người phát ngôn đại diện có đầy đủ thông tin về thời gia và bản tóm tắt của khách mời chủ chốt và phải được chuẩn bị chu đáo. Đảm bảo việc các đại diện/phóng viên/chủ tọa sự kiện nắm rõ mục đích của sự kiện cũng như những người tham gia tổ chức.

-    Bảo đảm những người phát biểu nắm rõ giới hạn thời gian của họ

-    Chào mừng các đại điện và những người tham dự khác

-    Quan tâm chu đáo tới khách mời, đặc biệt là khách quan trọng, khách VIP

-    Chụp ảnh những phần quan trọng trong sự kiện

Sau sự kiện

-    Cảm ơn đại biểu tham gia

-    Nhận ý kiến đóng góp của người tham dự về sự kiện

-    Cảm ơn các thành viên nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ, tình nguyện viên

-    Tính toán tài chính và thiết lập cân đối tài chính

-    Tổ chức tiệc liên hoan cảm ơn những người đã giúp đỡ

-   Gửi quà lưu niệm và các ấn phẩm khác cho những người liên quan

-    Dọn dẹp địa điểm, kiểm tra các vật dụng, đảm bảo chắc chắn không để quên những vật dụng giá trị.

HA NOI SHOW với hơn 5  năm kinh nghiệm đã tạo được uy tín trên thị trường, chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp, có bài bản với chi phí hợp lý.

Đến với HA NOI SHOW , khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với quy trình tổ chức sự kiện bài bản gồm nhiều bước cụ thể:

- Lên kế hoạch, kịch bản chương trình

- Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức, thành lập ekip làm việc

- Cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, thiết kế sân khấu,, thiết kế, in ấn phông bạt…)

- Cung cấp nhân sự sự kiện(PG, PB, người mẫu sản phẩm, MC, Ca Sĩ, Nhóm nhảy, Nhóm múa, Lễ tân…)..

- Duyệt chương trình và triển khai theo kế hoạch.

Hãy liên hệ ngay với HA NOI SHOW - MEDIA AND EVENT  để được tư vấn tận tình và tổ chức lễ được thành công, ấn tượng, đầy ý nghĩa!
 

Tác giả bài viết: admin

Nguồn tin: hanoishow.vn

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

HANOISHOW - MEDIA & EVENT

HANOISHOW - MEDIA & EVENT Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dạ tiệc, hội nghị hội thảo, lễ khởi công, khánh thành, động thổ. Cung cấp nhân sự phục vụ tổ chức sự kiện, biểu diễn nghệ thuật( pg, mc, ca sĩ, lễ tân, nhóm nhảy, nhóm múa, nhóm nhạc,.v.v.. )Cung cấp...

Được quan tâm